Registro prima nota cassa, come funziona e come usarlo

Che cos’è la prima nota? Coloro che sono proprietari di un’attività commerciale molto probabilmente sapranno in cosa consiste il registro prima nota cassa, altrettante persone invece potrebbero aver bisogno di alcuna delucidazione riguardante la sua compilazione. In questo articolo si provvederà a chiarire in maniera semplice l’utilità di questo documento, nonché le regole da seguire per poter annotare su di esso i dati richiesti.

Nonostante non sia obbligatoria la compilazione del registro prima nota cassa, esso può essere uno strumento molto utile se utilizzato nel modo corretto da parte del commerciante, in cui possono registrare sia le entrate che le uscite verificate all’interno della propria attività commerciale in maniera quotidiana, al fine di tenere tutti i dati contabili in ordine e facilmente consultabili.

registro prima nota cassa

Il consiglio relativo alla sua compilazione che conviene seguire in maniera regolare è sicuramente quello di compilarlo in maniera adeguata, tracciando ogni singolo evento economico riguardante l’attività: in questo modo potrà il registro prima nota cassa potrà essere usato anche in supporto alla compilazione di altri registri contabili invece obbligatori, come ad esempio il libro giornale, e anche altri. Inoltre, nel registro di prima nota possono essere anche elencati i movimenti, sia in entrata che in uscita, effettuati tramite il proprio istituto bancario mediante i dati presenti sull’estratto conto.

Che cosa dice la normativa

Anche se non è obbligatoria la compilazione del registro di prima nota cassa, è possibile renderlo un documento contabile ufficiale, ma deve possedere alcune caratteristiche e seguire determinate regole dettate dalle normative fiscali vigente. La norma alla quale si può maggiormente far riferimento è la Risoluzione del Ministero delle finanze n. 9/101 emanata nell’anno 1979, secondo il quale, qualora il registro di prima nota sia numerato e bollato prima che venga utilizzato per annotare le entrate e le uscite fiscali, può assumere una certa validità giuridica diventando quindi documento fiscale ufficiale.

Il miglior modo per tenere un registro prima nota cassa

Qualora si debba tenere la gestione della contabilità legata alla propria attività commerciale, l’utilizzo del registro prima nota cassa può rivelarsi una delle attività più indicata che si possa pensare di svolgere: tramite di esso è infatti possibile tenere registrati tutti i movimenti economici, sia in entrata che in uscita, della propria impresa. La sua compilazione non è regolata da alcuna norma giuridica in quanto non rappresenta un documento ufficiale, ma solo uno strumento di supporto, anche se per poterne usufruire nel migliore dei modi è necessario seguire alcuni criteri al fine di permettere di rintracciare agevolmente i dati che servono.

Nessun problema ad esempio nel caso si voglia utilizzare come registro prima nota cassa un semplice foglio di excel salvato sul proprio desktop. Uno degli aspetti principali di cui conviene tenere conto è la costanza nella compilazione del registro di prima nota: essa dev’essere effettuata in maniera quotidiana, mantenendo un ordine cronologico che deve essere poi rispettato nel corso del tempo per poter tenere sotto controllo la questione finanziaria. Altro aspetto molto importante nella compilazione le il riporto delle operazioni finanziarie in entrata e in uscita seguendo l’ordine di data in cui le stesse vengono effettuate: questo criterio è molto importante per poter poi trascrivere gli importi all’interno del libro giornale.

Per ogni importo necessario poi è consigliabile indicare alcuni riferimenti fondamentali riguardanti il movimento economico, ossia la data in cui lo stesso è stato effettuato, eventuali documenti cartacei in proprio possesso (ad esempio le fatture o le ricevute inerenti), la descrizione della spesa eseguita e la sua motivazione, l’importo versato o percepito, nonché qualsiasi tipo di informazione utile al rintracciare il movimento bancario o comunque economico.

Quali movimenti tracciare nel registro prima nota

Nonostante si sia liberi di tracciare qualsiasi spesa effettuata o qualsiasi entrata economica che si sia verificata, per poter compilare in maniera ottimale e completa il registro prima nota è conveniente prestare attenzione a registrare alcune operazioni in particolare. Tra queste sicuramente, nelle entrate economiche aziendali, è importante registrare gli incassi relative alle varie fatture, nonché quelle relative ai corrispettivi giornalieri e ad eventuali accrediti dei finanziamenti.

Tra le uscite invece è senza ombra di dubbio importante registrare i pagamenti effettuati, come quelli relativi alle fatture di acquisto e delle retribuzioni, quelli relativi alle spese effettuate, come ad esempio le spese condominiali o di affitto, nonché quelle dell’assicurazione. Da non mancare poi di registrare le eventuali erogazioni di finanziamento, i vari prelievi o versamenti bancari, nonché i pagamenti delle tasse tramite i modelli F24, F23. Tenere sotto controllo e registrati i movimenti economici nella gestione della propria attività è importante: compilando il registro di prima nota potrà essere più agevole anche il lavoro del commercialista che si troverà già ben elencate le spese da registrare poi nei documenti ufficiali da presentare all’Agenzia delle Entrate.

Consegnare tutti i documenti al commercialista

Periodicamente il registro prima nota cassa, con tutta la documentazione relativa, deve essere consegnato al commercialista in maniera che possa provvedere, in sostituzione del titolare dell’attività o dell’impresa, a redigere tutti i documenti fiscali obbligatori per legge e farne comunicazione agli uffici preposti. Il registro di prima nota verrà infatti integrato da tutti i documenti di rendicontazione fiscali relativi al periodo al quale si riferiscono le registrazioni delle entrate e delle uscite.

Al fine di procedere ad una corretta compilazione e presentazione della documentazione richiesta all’Agenzia delle Entrate e agli altri uffici, è necessario consegnare al commercialista, tra il resto,  l’elenco delle fatture in proprio possesso, seguendo l’ordine cronologico della loro emissione o della loro ricezione, eventuale altra documentazione come ad esempio le buste paga, le ricevute, gli estratti conto o le ricevute di pagamento e il registro di prima nota, redatto in maniera corretta.

In ogni caso, la compilazione del registro prima nota casa risulta molto conveniente al fine di tenere la contabilità della propria impresa ordinata per poter fare anche un calcolo che sia abbastanza attendibile sulle spese da affrontare quando ci si dovrà accingere a pagare le tasse dovute allo Stato, che si basano sul risultato ottenuto dalla propria azienda in termini di guadagno. Tramite il registro di prima nota è inoltre possibile avere ben chiaro quale sia l’andamento finanziario della propria impresa, sia per quanto riguarda l’attivo, sia per il passivo.

Questo si rende fondamentale per poter prevenire eventuali deficit finanziari verso i quali ci si sta avviando, mettendo in atto  interventi per cambiare la situazione prima che questa diventi critica.